Come scrivere e-mail efficaci

Comunicare online non è così facile come sembra. Eppure scrivere correttamente una mail di lavoro è indispensabile: lo dimostra anche l’esistenza di numerosi manuali dedicati all’argomento. Un messaggio frettoloso può farci apparire poco professionali o, peggio, maleducati.

Anche le nostre comunicazioni private richiedono attenzione: ad esempio, che senso ha una lettera d’amore sgrammaticata e scritta senza attenzioni?

La velocità di questo mezzo spesso ci porta a inviare messaggi pieni di refusi, non chiari, con contenuti poco organizzati o scadenti.

Eppure la differenza fra un messaggio ben costruito e curato nei dettagli è di pochi secondi. Con un impegno minimo, invece, potremo essere in grado di creare relazioni più forti e di comunicare in modo efficace.

L’oggetto della mail è il primo elemento che il nostro destinatario vede: dovrà quindi identificare il contenuto del messaggio in modo chiaro e sintetico. Soprattutto nei messaggi contenenti offerte, l’oggetto dovrebbe invogliare l’utente a continuare a leggere la mail, anziché cestinarla senza nemmeno aprire.

E’ d’obbligo, in qualunque contesto, cominciare con un saluto appropriato. Se è un rapporto formale inseriremo “Buongiorno Sig. Rossi” oppure “Gentile Dott.ssa Bianchi”. Se il rapporto è personale oppure c’è una buona confidenza, sceglieremo qualcosa di più amichevole, come “Cara Laura” oppure “Ciao Marco”. In seguito, è consigliabile andare a capo prima di scrivere il resto del testo.

Organizziamo bene il contenuto: creiamo un’introduzione, uno sviluppo dell’argomento e una conclusione che metta l’accento sui punti salienti del discorso e sulle eventuali attività da programmare in futuro.

Evitiamo di dilungarci troppo: leggere sullo schermo di un pc è faticoso e non aiuta la concentrazione. Meglio essere il più possibile sintetici.

In seguito ringraziamo chi legge per la sua attenzione e per quello che ha fatto, se si è dimostrato cortese nei nostri confronti. Infine, salutiamo: sembra scontato, ma sono molte le mail che si chiudono direttamente senza firma o, addirittura, senza nemmeno quella.

Infine, qualche consiglio utile per rendere più efficace lo scambio di mail, oltre al contenuto. Non scegliamo caratteri bizzarri che rendano difficile la lettura o colori troppo inconsueti, distraggono chi legge. Non inseriamo allegati troppo pesanti se non è strettamente necessario. A meno che non sia una newsletter, non utilizziamo dei template particolari e scegliamo lo sfondo bianco standard.