Comunicazione, come scrivere una mail efficace

Come scrivere una mail efficace dal punto di vista comunicativo? Alcuni parametri di chiarezza, semplicità e sinteticità sono comuni ad ogni genere di comunicazione veicolata dalla posta elettronica. Il resto varia sulla base del tono, formale o informale, del rapporto con il nostro interlocutore, dell’argomento abbordato. Generalmente aiuta stabilire, ancor prima di iniziare a scrivere, l’oggetto che ci darà un’indicazione chiara del filo conduttore da non perdere e sarà utile a chi riceve il messaggio per intuire la priorità della nostra conversazione, l’argomento più o meno urgente.

Ad esempio, se scriviamo ad un amico solo per dargli nostre notizie e chiedere sue nuove, non è il caso di apostrofarlo nell’oggetto con un Che fine hai fatto? Potrebbe dedurre che lo stiamo cercando, che esigiamo una risposta più o meno immediata, meglio scrivere Qualche aggiornamento e simili, in modo da fargli capire che potrà leggere e replicare con tutta calma, cosa che apprezzerà soprattutto se è una persona che riceve molte mail, magari per lavoro. In ogni caso l’oggetto deve rimanere identico anche in caso di future risposte per avere sotto mano tutte le conversazioni precedenti e non rischiare di ripetersi. Inoltre non deve essere lungo ma preciso e conciso, ci sarà spazio nella mail per commenti ed introduzione di discorsi secondari, lì dobbiamo mettere solo l’oggetto principale della nostra conversazione, anche in modo da far capire, in caso poi nella mail venissero toccati più punti, qual è quello più importante e che ha la priorità, insomma il motivo per cui scriviamo e per cui ci scrivono.

Meglio non lasciare troppo spazio a preamboli e conclusioni da tema scolastico. Salutare o presentarsi sinteticamente se comunichiamo con uno sconosciuto e passare al sodo, se si tratta di comunicazioni lunghe meglio dividere in diverse sezioni tematiche. Ad esempio, sempre nel caso dell’aggiornamento sulla propria vita ad un amico, dividere in Lavoro, Vita Privata, Famiglia, Hobby… in modo da non confondere e pasticciare con le varie sfere e far avere subito un quadro chiaro a chi legge.

Nel caso di una mail di lavoro, se abbiamo bisogno di risposte sarà utile porre le nostre domande sotto forma di elenco con riferimenti precisi, lettere, numeri o punti che siano, di modo che dall’altra parte non ci si perda qualche quesito importante e si risponda punto per punto a tutto. Idem per le richieste, deve essere facilmente intuibile cosa vogliamo ottenere. La chiarezza, ne abbiamo già discusso ampiamente, è fondamentale così come la semplicità e la sinteticità, specie per le mail di lavoro. Più il messaggio arriverà nudo, spogliato da ambiguità e retorica, diretto e conciso, più la comunicazione sarà veloce ed efficace così come la replica.