Riunioni: sai come gestirle?

Non c’è business che non le preveda: le riunioni sono una parte fondamentale del nostro lavoro. Peccato che molto spesso questi incontri si rivelino una grossa perdita di tempo oppure si trasformino in un’arena di persone che litigano senza mai prendere decisioni costruttive. Ancora peggio, non sono rare le occasioni in cui chi partecipa non riesce a nascondere una noia mortale. Come possiamo migliorare?

Innanzitutto, cerchiamo delle valide alternative. Dobbiamo dosare il numero di riunioni: convochiamone una solo quando è strettamente necessario. Scambiamo informazioni tramite mail, telefonate, instant messaging aziendale, eccetera. Solitamente il nostro lavoro individuale è molto più produttivo rispetto a quanto si concretizza in una riunione.

Prepariamo sempre un’agenda con una lista ben chiara dei punti da toccare. Condividiamo questa mappa con tutti i partecipanti prima ancora che la riunione cominci. Affidiamo a qualcuno il compito di prendere appunti sugli argomenti affrontati, sui problemi segnalati, sui dubbi raccolti e sulle prossime attività in programma, con chiare indicazioni su chi dovrà fare cosa. Una volta finito l’incontro, inviamo via email questo riassunto a tutte le persone coinvolte.

Limitiamo il numero dei partecipanti: è sufficiente che siano presenti le persone strettamente necessarie. Più saranno numerosi gli interventi, maggiore rischia di essere la dispersività dell’incontro. Evitiamo poi di condurre la riunione come una tavola rotonda dove ciascuno deve parlare a turno sulle attività che segue: difficilmente creano una vera condivisione delle informazioni.

Cerchiamo di farle cominciare in perfetto orario e di terminarle come da programma. Meglio inoltre organizzarle in modo tale che non siano troppo lunghe: nella maggior parte dei casi un’ora è più che sufficiente. Solamente in casi del tutto eccezionali dovremo pianificare meeting che durano un giorno intero.

Ricordiamoci sempre quali sono le funzioni di un incontro lavorativo: non si tratta solo di discutere problemi o di presentare relazioni, ma sono anche un’occasione per socializzare e per guadagnare visibilità nel nostro ambiente professionale.